1С:Управление автотранспортом 8 и транспортная логистика — обзор возможностей и преимуществ

Что такое 1С:Предприятие управление автотранспортом

1С:Управление автотранспортом — это специализированный программный продукт на платформе 1С:Предприятие 8, разработанный для автоматизации управления автопарком. Программа используется для учёта, планирования, а также анализа работы транспортных средств, а также для взаимодействия с другими подразделениями компании.

Система интегрируется с другими продуктами 1С (например, 1С:Бухгалтерия, 1С:Зарплата и управление персоналом), что позволяет передавать данные о расходах, ремонтах, путевых листах или зарплатах водителей без ручного ввода.

Кому подходит программа

• Логистическим или транспортным компаниям, управляющим собственным и наёмным транспортом.

• Производственным предприятиям с внутренними перевозками.

• Службам доставки товаров или оборудования.
• Государственным и муниципальным организациям, у которых есть транспортное подразделение.

Когда внедрение особенно актуально

• При росте автопарка, когда Excel перестаёт справляться.

• Когда нужно наладить учёт топлива и ремонтов.

• При необходимости интеграции с GPS/ГЛОНАСС для контроля маршрутов.

Возможности и функционал

Возможности программы охватывают полный цикл управления транспортом. В системе можно вести учёт технических характеристик каждого автомобиля: марка, модель, год выпуска, пробег, состояние узлов и агрегатов, история ремонтов. Есть отдельные блоки для управления договорами страхования, техосмотров, контроля сроков действия лицензий и разрешений. Для учёта работы водителей предусмотрена регистрация личных данных, графиков смен, назначение конкретных рейсов, а также контроль отработанных часов. Особое внимание уделено путевым листам: их можно формировать автоматически, распечатывать по утверждённым формам, а также хранить в электронном виде для быстрого поиска и анализа.

Функционал 1С:Управление автотранспортом 8 покрывает полный цикл работы автопарка.

Ниже — основные блоки.

• Планирование рейсов и маршрутов

Программа позволяет заранее формировать задания для водителей, определять оптимальные маршруты, учитывать время в пути, а такжезагрузку транспорта. При интеграции с GPS/ГЛОНАСС система может учитывать дорожную обстановку или предлагать альтернативные пути.

• Учёт топлива (ГСМ)

Один из ключевых модулей 1С:транспортная логистика и управление автотранспортом. Он позволяет фиксировать заправки, списания, остатки ГСМ в разрезе каждого автомобиля, рассчитывать нормы расхода и выявлять отклонения. При интеграции с топливными картами и системами ГЛОНАСС данные о заправках и пробеге поступают автоматически, что исключает человеческий фактор и ошибки в учёте. Это особенно важно для компаний, где топливо составляет значительную часть затрат. Благодаря аналитическим отчётам можно выявить машины с повышенным расходом, оценить эффективность маршрутов и принять меры для экономии.

• Ремонт и техническое обслуживание

В 1С:Управление автотранспортом ведётся график ТО и ремонтов для каждого транспортного средства.  В модуле технического обслуживания можно вести план ТО для каждого автомобиля: система напомнит о необходимости проведения техосмотра,  заранее планировать закупку запчастей, замены масла, проверки тормозной системы или других регламентных работ. Вся история ремонтов хранится в карточке ТС, что удобно при планировании бюджета, а также анализе затрат. Для складов предусмотрен учёт запчастей и материалов: можно контролировать остатки, заказывать недостающие позиции, списывать использованные детали в ремонтах.

• Путевые листы

Программа формирует путевые листы в соответствии с законодательными требованиями. Есть возможность автоматического заполнения данных по пробегу, расходу топлива и маршрутам. Для планирования работы автопарка предусмотрены инструменты составления маршрутов, графиков рейсов и планов загрузки. Логист может заранее определить оптимальный путь с учётом расстояния, времени в пути, стоимости доставки и загруженности дорог. Информация о маршрутах и рейсах хранится в системе, что позволяет быстро вносить изменения, перераспределять транспорт при внештатных ситуациях и контролировать исполнение графиков.

• ГЛОНАСС и мониторинг

Интеграция с системами спутникового мониторинга позволяет контролировать местоположение транспорта в реальном времени, отслеживать скорость движения, время остановок и отклонения от маршрута. Система интегрируется с другими решениями 1С — Бухгалтерией, ERP, ЗУП, а также с внешними сервисами: системами GPS/ГЛОНАСС-мониторинга, электронными картами заправок, системами электронного документооборота. Это позволяет объединить в одном информационном пространстве финансовые, кадровые и логистические процессы компании. Благодаря API можно настроить обмен данными с любыми корпоративными системами, например CRM или WMS.

Примеры

• Логистическая компания может сократить расходы на топливо до 12% за счёт анализа перерасхода и оптимизации маршрутов.
• Производственное предприятие может снизить простой техники до 15%, внедрив автоматический контроль ТО.

Модули системы

Каждый модуль можно внедрять поэтапно. Например, начать с учёта ГСМ и путевых листов, а позже подключить мониторинг, а также интеграцию с другими системами.

Зачем: единая «карточка жизни» каждого автомобиля и прицепа: технические данные, статусы, ограничения, события.
Что внутри: марка/модель, VIN, госномер, год, пробег/моточасы, грузоподъёмность, тип топлива, объём бака, нормы расхода, номера полисов и диагностических карт, сроки ТО/страховок/лицензий, закреплённый водитель, GPS-трекер, принадлежность подразделению, список агрегатов.

Как подключить/с чего начать:

1. Включите функциональные опции: учёт прицепов, пробег/моточасы, страхование/лицензирование (раздел «Настройки»).

2. Загрузите справочники ТС/прицепов (ручной ввод или импорт из Excel/другой базы).

3. Задайте нормы расхода по моделям/условиям (город/трасса/зима/с прицепом).

4. Свяжите ТС с объектами учёта в бухгалтерии (ОС/затратные статьи) — для автоматической проводки расходов.
   

2. Модуль Водители (личные данные, графики, медосмотры)

Зачем: допуск водителей к рейсам по правилам безопасности и закона, учёт квалификаций и графиков.

Что внутри: персональные данные, категории прав и сроки, медосмотры предрейсовые/послерейсовые, графики смен, табель учёта времени, закрепления за ТС, штрафы/инциденты, стаж, разрешения на спецтехнику.

Как подключить/с чего начать:

1. Заполните справочник «Водители» (или настройте обмен с 1С:ЗУП/HR).

2. Задайте правила допуска: обязательные категории, актуальные медосмотры, ограничения по стажу.

3. Настройте графики смен/коридоры предрейсового контроля.

4. Включите напоминания о сроках прав, медкомиссий.
   

3. Модуль ГСМ (заправки, списание, анализ)

Зачем: контроль топлива — главный источник экономии и прозрачности.

Что внутри: заправки по картам и наличными, остатки в баках и емкостях, нормы расхода (базовые и повышающие коэффициенты: сезон, климат, кондиционер, прицеп, холостой ход), способы списания (по норме/по факту/по треку), лимиты и отклонения.

Как подключить/с чего начать:

1. Настройте номенклатуру ГСМ и цены, укажите баки ТС.

2. Задайте нормы расхода на модель/условия и правила списания.

3. Подключите обмен с топливными операторами (импорт CSV/XML/API) и ГЛОНАСС для фактического пробега.

4. Включите контроль лимитов и авто-сверку чеков с путевыми листами.
   

4. Модуль ТО и ремонт (график, учёт затрат, планирование)

Зачем: профилактика дороже ремонта только на бумаге — модуль превращает ТО в управляемый процесс.
Что внутри: планы ТО по пробегу/моточасам/датам, заявки на ремонт, наряды-заказы, состав работ, запчасти и нормы, простои, гарантийные случаи, сервисные контракты, SLA.

Как подключить/с чего начать:

1. Задайте регламенты ТО (карты ТО) для типов ТС.

2. Настройте триггеры: пробег, дата, моточасы (данные могут приходить из ПЛ/ГЛОНАСС).

3. Свяжите со складом запчастей (УТ/ERP) и бухгалтерией для списаний.

4. Введите статусы заявок/нарядов и правила согласования.
   

5. Модуль Путевые листы (автоформирование, пробег, маршруты)

Зачем: законная первичка и точные данные для расчётов, без ручной рутины.

Что внутри: автоформирование ПЛ по рейсу/заданию/маршруту, проверка допусков водителя и техсостояния ТС, маршрутные точки, фактический пробег и время, нормы расхода, фиксирование заправок/остатков, печать унифицированных форм, электронные подписи.

Как подключить/с чего начать:

1. Создайте шаблоны ПЛ (виды, формы, реквизиты), внесите маршруты.

2. Включите контроль отметок механика/медика и допусков водителя.

3. Подключите ГЛОНАСС для автоподстановки пробега и времени.

4. Настройте правила закрытия ПЛ и обмен с бухгалтерией.
   

6. Модуль ГЛОНАСС (мониторинг в реальном времени)

Зачем: фактическая картина движения и работы техники, а не «как отчитают».

Что внутри: треки и текущие координаты, скорость, остановки/простоя, холостой ход, посещение геозон (склады/клиенты), контроль маршрута и времени прибытия, события (отклонения, превышения).

Как подключить/с чего начать:

1. Подключите провайдера (API/файлы), сопоставьте ID трекеров с ТС.

2. Настройте частоту опроса, геозоны, типы событий и оповещения.

3. Включите связку с ПЛ и ГСМ для автопробега и сверки заправок.

4. Проверьте отчёты «Факт vs план» и правила реагирования.
   

7. Модуль Интеграция (1С:Бухгалтерия, склад, кадровая система)

Зачем: единая цифра без двойного ввода и рассинхронизации.

Что можно связать: 1С:Бухгалтерия (проводки по ГСМ/ремонтам, ПЛ как первичка), ERP/УТ (запчасти, заказы), ЗУП/HR (графики/начисления водителей), CRM/WMS (заявки, маршруты), ЭДО, провайдеры ГЛОНАСС, операторы топливных карт.

Как подключить/с чего начать:

1. Определите мастер-данные (ТС, водители, контрагенты, номенклатура) и «хозяев» справочников.

2. Настройте механизм обмена: планы обмена, web-сервисы, OData/HTTP, файлы.

3. Определите поля: что и куда переносится, как часто, что делать при коллизиях.

4. Проведите пилотную синхронизацию и настройте монитор ошибок.
   

Быстрый чек-лист запуска по шагам

1. Сформируйте минимальный состав данных: ТС, прицепы, водители, нормы расхода, маршруты, геозоны, базовые шаблоны ПЛ.

2. Включите жизненно важные опции: контроль допусков водителей и отметок механика/медика, планы ТО по пробегу/датам, загрузку заправок, привязку ГЛОНАСС к ПЛ.

3. Настройте обмены: топливные карты и GPS (факт), бухгалтерия/ERP/ЗУП (учёт).

4. Разграничьте права: кто создаёт ПЛ, кто утверждает ТО, кто видит отчёты по расходу.

5. Согласуйте KPI: перерасход ГСМ, простои, стоимость км, соблюдение графиков ТО, выполнение рейсов по времени.

6. Запустите пилот на части парка, закрепите регламент, масштабируйте.

Типовые эффекты после запуска - преимущества для бизнеса

Внедрение 1С:Управление автотранспортом 8 приносит компании ощутимые выгоды уже в первые месяцы работы.

• Снижение расходов на ГСМ

Система фиксирует каждую заправку и списание топлива. Благодаря этому можно выявить перерасход, исключить «левые» заправки и оптимизировать маршруты, чтобы машины тратили меньше топлива.

• Контроль состояния автопарка

Плановое ТО и ремонт фиксируются в графике, что исключает забытые или просроченные работы. Это снижает риск поломок, простоев и аварий.

• Прозрачная логистика

Все данные по перевозкам — в одном месте. Руководитель видит, где находится транспорт, что он перевозит, сколько времени занимает рейс, и может оперативно реагировать на изменения.

• Интеграция с другими системами

Данные о расходах, ремонтах, зарплатах водителей и путевых листах передаются напрямую в бухгалтерию и кадровый учёт. Это убирает ручной ввод и минимизирует ошибки.

• Масштабируемость

Программа подходит как для автопарка из 5 машин, так и для компании с сотнями единиц техники. Модули можно подключать постепенно.

Обратитесь в 1С:Айти Центр за консультацией — мы подберём оптимальную конфигурацию, внедрим систему, обучим сотрудников и будем сопровождать вашу систему.

Сравнение с Excel и другими решениями

   В сравнении с Excel или разрозненными программами 1С:Управление автотранспортом 8 выигрывает за счёт автоматизации и интеграции. Если в Excel вам придётся вручную обновлять данные, сверять показатели и пересылать файлы, то в 1С всё это делается автоматически и доступно всем ответственным лицам в актуальном виде. Кроме того, система поддерживает многопользовательский режим с разграничением прав доступа: каждый сотрудник видит только ту информацию, которая ему нужна для работы.

   Реальные сценарии внедрения показывают, что уже через 2–3 месяца после запуска компании отмечают сокращение расходов на топливо, снижение простоев транспорта, ускорение обработки заявок,  а также рост прозрачности работы автопарка. Для служб доставки это означает больше заказов при тех же ресурсах, для производственных компаний — своевременную доставку материалов и оборудования, для транспортных предприятий — увеличение рентабельности.

  Внедрение и обучение

Внедрение 1С:Управление автотранспортом 8 проходит в несколько этапов:

1. Анализ потребностей — специалисты изучают автопарк, процессы и задачи компании.

2. Подбор конфигурации — определяются модули, которые будут внедрены сразу, и те, что можно подключить позже.

3. Установка и настройка — установка программы, интеграция с другими системами, загрузка справочников.

4. Обучение персонала — инструктаж диспетчеров, бухгалтеров, механиков, руководителей.

5. Сопровождение — техническая поддержка, обновления, доработка функционала.

  Заключение 

1С:Управление автотранспортом 8 — инструмент, который упрощает работу с автопарком, делает учёт прозрачным,  а также снижает затраты. Программа помогает контролировать топливо, планировать ремонты, управлять рейсами и документами в одном окне. Он даёт руководителю полную картину, помогает контролировать расходы и повышает эффективность работы компании.

Стоимость программы зависит от количества лицензий, выбранных модулей и необходимости доработок. Базовая редакция подойдёт небольшим автопаркам, а редакция на 10 рабочих мест - крупным предприятиям с разветвлённой структурой,  а также большими объёмами перевозок. Внедрение включает установку программы, настройку под процессы компании, интеграцию с другими системами, обучение пользователей,  а также техническую поддержку. Сроки зависят от объёма работ: для малого бизнеса это может быть неделя, для крупной компании — 1–2 месяца.