Кадровые документы в 1С:ЗУП: приём, перевод, увольнение, совмещение

Что такое кадровые документы в 1С:ЗУП

Кадровый учёт в 1С:ЗУП строится вокруг нескольких типов документов, каждый из которых отвечает за своё событие в жизни сотрудника. В этой статье разберём, как правильно оформить приём, перевод и увольнение в 1С:ЗУП, как работает совмещение должностей и где искать нужные документы в интерфейсе программы.

Где находятся кадровые документы в 1С:ЗУП

Основная точка входа — раздел Кадры → Приёмы, переводы, увольнения. Здесь сосредоточен единый журнал кадровых событий: из него создают новые документы и просматривают историю уже оформленных.

Если нужны документы других типов (например, совмещение должностей), откройте Кадры → Все кадровые документы — там отображается полный список доступных форм.

Важно: документ нужно не просто сохранить, но и провести — только после этого меняются данные в учёте, становятся доступны печатные формы и корректно считается зарплата.

Как оформить приём сотрудника в 1С:ЗУП

Как оформить приём

1. Убедитесь, что карточка сотрудника создана: Кадры → Сотрудники → Создать.
2. Откройте журнал: Кадры → Приёмы, переводы, увольнения.
3. Нажмите Создать → Приём на работу.
4. Заполните обязательные поля:
   • организация, сотрудник, дата приёма;
   • подразделение, должность, график работы, вид занятости;
   • условия приёма: тип договора, оклад или тарифная ставка, надбавки.

5. Проведите документ и распечатайте приказ о приёме — кнопка Печать в верхней части формы.

Набор печатных форм зависит от настроек базы. Часто доступны приказ по форме Т-1 и трудовой договор.

Как отменить приём

Если документ оформлен ошибочно, его можно отменить: откройте форму, нажмите Ещё → Разблокировать форму, затем Отменить проведение. После этого при необходимости документ можно аннулировать. Порядок действий зависит от прав пользователя и того, ушли ли данные в закрытый период.

Как оформить перевод в 1С:ЗУП

Когда нужен кадровый перевод

Документ «Кадровый перевод» используют при любых изменениях условий работы: смена должности или подразделения, перевод на другую ставку, изменение графика или оклада. В том числе он подходит для перехода с неполной занятости на полную — в этом случае корректируют условия занятости и связанные параметры оплаты.

Как оформить перевод

1. В журнале кадровых документов выберите Создать → Кадровый перевод.

2. Заполните вкладки «Главное» и «Оплата труда», укажите основание для приказа.

3. Проведите документ и при необходимости распечатайте приказ о переводе.

Как отменить перевод

Если перевод ещё не ушёл в закрытый период и отчётность, можно отменить проведение. Для уже закрытых периодов используйте кнопку Исправить — она создаёт корректирующий документ и сохраняет историю без искажений. Не стоит просто удалять проведённый документ: это ломает историю кадровых мероприятий.

Как оформить увольнение в 1С:ЗУП

Как оформить документ

Документ «Увольнение» создаётся через Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Создать → Увольнение. Заполните:

• сотрудника и дату увольнения;
• основание (причина и статья ТК РФ по вашей ситуации);
• начисления и удержания для окончательного расчёта.

После проведения доступны печатные формы приказа и расчётного листка.

Расчёт при увольнении и компенсации

Расчёт при увольнении в 1С:ЗУП формируется автоматически на основании данных документа и настроек системы. Сюда входит компенсация за неиспользованный отпуск — программа считает её исходя из остатка дней и среднего заработка сотрудника.

Выходное пособие оформляется в рамках того же документа: его наличие и размер зависят от причины увольнения и параметров начислений в вашей базе.

Частые сценарии

• По соглашению сторон: 

  Это один из самых распространённых сценариев. Он ничем принципиально не отличается от стандартного увольнения: документ тот же, меняется только основание. При необходимости к окончательному расчёту добавляют дополнительные выплаты, предусмотренные соглашением.

• В период отпуска: 

  Если дата увольнения попадает на действующий отпуск, важно правильно связать два события: не допустить лишних начислений и корректно пересчитать компенсацию. Обязательно проверьте пересечение дат и суммы в расчётном листке после проведения документа.

• Приём и увольнение в одном месяце: 

  Если сотрудник уволен в том же месяце, когда был принят, программа рассчитывает начисления и права на отпуск пропорционально отработанному времени. Проверьте результаты расчёта вручную — особенно при нестандартных графиках работы.

Как оформить совмещение должностей в 1С:ЗУП

Как оформить совмещение

Совмещение профессий или должностей регистрируется документом «Совмещение должностей»: Кадры → Все кадровые документы → Создать → Совмещение должностей.

• укажите сотрудника и период совмещения;
• выберите вид совмещения (замещение, расширение зоны обслуживания и т. п.);
• задайте условия доплаты или начисления.

После проведения доплата попадёт в зарплатные документы согласно настройкам.

Чем совмещение отличается от совместительства в 1С:ЗУП

Важно не путать внутреннее совмещение с внутренним совместительством. Совмещение — это выполнение дополнительных обязанностей в рамках основного рабочего времени без отдельного трудового договора. Совместительство — отдельная занятость, которую оформляют самостоятельным приёмом. В 1С:ЗУП это разные сценарии с разными документами.

Договоры ГПХ: отдельный сценарий

Оформление по гражданско-правовому договору не является приёмом на работу в трудоправовом смысле, поэтому документ «Приём на работу» здесь не используют. Для таких исполнителей в программе предусмотрены отдельные документы учёта договоров ГПХ — обычно через раздел Зарплата. Логика начислений при этом тоже отличается от штатных сотрудников.

Нумерация кадровых документов

В 1С:ЗУП нумерация ведётся автоматически и отдельно по каждому виду документа. Номер присваивается при первом сохранении. При необходимости его можно изменить вручную — при наличии соответствующих прав доступа. Нумерацию лучше не трогать без явной необходимости: это помогает сохранить порядок в журналах и отчётности.

Как отменить приём или перевод в 1С:ЗУП

• Если период открыт: чаще всего достаточно отменить проведение (и при необходимости пометить на удаление по регламенту).
• Если период закрыт: используйте «Исправить», чтобы сохранить историю и корректно пересчитать данные.
• Если сведения ушли в СФР: исправляйте через документы по трудовой деятельности и корректирующие отправки, а не удалением кадрового события.

Частые ошибки при работе с кадровыми документами

• Документ не проведён. 

  Самая распространённая ошибка. Без проведения ни расчёт, ни печатные формы не будут отражать актуальные данные.

• Правка прошлых периодов без исправляющего документа. 
  

  Если просто открыть и изменить старый документ, история нарушится, а отчётность станет некорректной. Используйте кнопку «Исправить».

• Пересечение дат при увольнении в отпуске. Не проверив период, легко получить задвоение начислений или неверную компенсацию.
• ГПХ оформлен как штатный сотрудник. 
• Это приводит к неверным статусам в отчётах и ошибкам в расчёте взносов.

Когда лучше привлечь специалиста 1С

Некоторые задачи требуют осторожности и опыта работы с программой:

• массовое исправление кадровых мероприятий, уже переданных в СФР или закрытых периодов;
• несходящийся расчёт при увольнении, спорные суммы компенсаций или выходного пособия;
• разработка регламента: кто создаёт документы, кто проверяет, кто отвечает за нумерацию и исправления.

В таких случаях ошибка в базе может стоить дороже, чем консультация специалиста.

Если у вас возникли сложности с настройкой сложных начислений при увольнении или интеграцией кадровых документов с бухгалтерией, специалисты «Айти Центр Сочи» помогут настроить процессы под ключ.