Решение охватывает весь жизненный цикл документа: от создания до архивного хранения, с фиксированием всех изменений. Оно подходит как для малых компаний, так и для крупных холдингов или государственных организаций, обеспечивая прозрачность, контроль, а также соответствие регламентам.
Для кого предназначена программа
Этот продукт используют компании самых разных сфер. Программа эффективна в бухгалтерии, кадрах, юридических отделах, для руководителей или офис-менеджеров. В промышленности или логистике помогает контролировать технологические документы, путевые листы, накладные. В образовательных учреждениях и госсекторе автоматизирует приказы, служебные записки, отчёты.
- Основная аудитория — организации, которым важно:
- Бухгалтерия — ведение договоров, актов, счетов, отчётности.
- Кадровая служба — приказы, заявления, личные дела сотрудников.
- Юридические отделы — работа с договорами, претензиями, судебными материалами.
- Производственные предприятия — хранение техдокументации, чертежей, спецификаций.
- Логистические и транспортные компании — автоматизация работы с путевыми листами, накладными, маршрутами.
- Госсектор — приказы, служебная переписка, отчётность в соответствие регламентам.
Система полезна компаниям, которым важно быстро согласовывать документы, исключить их потерю и обеспечить доступ к ним в любое время, из любого места. Она востребована, когда нужен оперативный поиск, сокращение сроков обработки или полная интеграция с 1С:Бухгалтерия, ЗУП, ERP, CRM и корпоративной почтой.
Основные модули и функции
Регистрация и хранение
Система регистрирует входящие, исходящие или внутренние документы любых форматов: текстовые файлы, изображения, архивы, мультимедиа. Бумажные документы маркируются штрихкодами для быстрого поиска. Электронный архив обеспечивает безопасное хранение с разграничением прав доступа.
Жизненный цикл документа
Поддерживается полный цикл работы: создание, согласование, утверждение, исполнение, архивирование. Фиксируется история изменений с детализацией — кто и когда вносил правки. Возможно связывать документы в цепочки, использовать версии, автоматически присваивать номера и формировать печатные формы.
Согласование и маршруты
Маршруты настраиваются под бизнес-процессы компании. Доступны последовательные, параллельные и комбинированные схемы, а также многоступенчатое согласование с несколькими отделами. Система автоматически уведомляет исполнителей и контролирует сроки.
Задачи и проекты
Можно создавать задачи, назначать ответственных, указывать сроки, а также приоритеты, привязывать задачи к документам или проектам. Встроенные отчёты позволяют контролировать загрузку сотрудников и качество выполнения.
Электронный архив и ЭЦП
Хранение в защищённом электронном архиве с разграничением прав. Поддержка электронной подписи (ЭЦП) обеспечивает юридическую силу электронных копий и упрощает удалённый документооборот. Возможна интеграция с операторами ЭДО.
Интеграция
Система интегрируется с 1С:Бухгалтерия, ЗУП, Управление торговлей, ERP, CRM, корпоративной почтой и системами сканирования. Это создаёт единое пространство данных для всей компании.
Мобильный и веб-доступ
Работа через браузер, а также мобильное приложение позволяет согласовывать документы, получать уведомления и контролировать задачи из любой точки. Доступ защищён паролями и сертификатами.
Дополнительный функционал
- Почта и переписка — встроенный почтовый клиент, хранение писем с привязкой к документам и задачам.
- Отчёты и аналитика — готовые и настраиваемые отчёты по документообороту, срокам, загрузке сотрудников.
- Гибкая система прав — настройка доступа вплоть до отдельных полей документа, разделение по ролям и подразделениям.
- Планирование и контроль времени — учёт трудозатрат, контроль KPI, анализ выполнения задач.
- Шаблоны документов — упрощают создание типовых форм и минимизируют ошибки.
Специалисты Айти Центр сделают документооборот быстрым и удобным, помогут с внедрением сервиса в вашу компанию, подберут версию, установят, интегрируют с вашими системами и обучат персонал.
Редакции 1С:Документооборот
- ПРОФ — для малого или среднего бизнеса, оптимальный набор функций.
- КОРП — для крупных компаний или холдингов, расширенный функционал, поддержка филиалов, двуязычный интерфейс.
- Госучреждение — для госсектора, с учётом регламентов, а также требований безопасности.
Примеры внедрения
Кейс 1: Производственная компания в Сочи внедрила 1С:Документооборот КОРП для управления техническими регламентами. Согласование чертежей сократилось с 7 до 2 дней, инженеры всегда работают с актуальными версиями, архив доступен онлайн.
Кейс 2: Юридическая фирма использует 1С:Документооборот ПРОФ для договоров и судебных дел. Настроены маршруты согласования, автоматические напоминания о сроках, интеграция с почтой.
Кейс 3: Логистическая компания автоматизировала учёт путевых листов и накладных, связав 1С:Документооборот с 1С:Управление автотранспортом. Время согласования документов сократилось до 60%, контроль расходов стал прозрачным.
Обратитесь в 1С:Айти Центр (Сочи) — настроим и запустим 1С:Документооборот.
Свяжем его с другими программами,обучим ваших сотрудников и будем поддерживать систему на всех этапах работы.
Звоните +7 (862) 264-71-89 или оставляйте заявку на сайте — начнём уже сегодня.
Преимущества для бизнеса с 1С:Документооборот
1. Упорядоченный документооборот без потерь
В системе все документы регистрируются — входящие, исходящие и внутренние. Бумажные экземпляры маркируются штрихкодами, а электронные хранятся в структурированном архиве с разграничением прав доступа. Поиск осуществляется по реквизитам, содержимому, ключевым словам. Благодаря этому исключается ситуация, когда документ «теряется» на столе или в переписке.
2. Сокращение сроков согласования
Гибкие маршруты согласования (последовательные, параллельные, комбинированные) позволяют настроить процесс так, чтобы документ сразу попадал к нужным сотрудникам. Система автоматически отправляет уведомления исполнителям, а также контролирует сроки, поэтому согласование идёт без задержек. В некоторых компаниях время согласования сокращается с нескольких дней до нескольких часов.
3. Контроль процессов и задач
Любой документ или проект можно связать с задачей, назначить исполнителя, определить сроки, а также приоритет. Руководитель в любой момент видит, на каком этапе выполнение, и может оперативно вмешаться, если сроки нарушаются. Встроенные отчёты позволяют анализировать загруженность сотрудников, а также эффективность работы.
4. Возможность удалённой работы
1С:Документооборот поддерживает веб-клиент и мобильное приложение. Сотрудники могут согласовывать и просматривать документы, ставить задачи, вести переписку из любой точки мира, где есть интернет. Доступ защищён паролями и сертификатами, а при необходимости — двухфакторной аутентификацией.
5. Интеграция с учётными и CRM-системами
Система легко связывается с другими продуктами 1С (Бухгалтерия, ЗУП, Управление торговлей, ERP), а также с CRM или корпоративной почтой. Это позволяет, например, автоматически создавать документы на основании данных из учётной системы или хранить всю переписку с клиентом в привязке к проекту.
6. Соответствие законодательным нормам
Поддержка электронной подписи (ЭЦП) делает электронные документы юридически значимыми. Система соответствует требованиям российского законодательства по хранению, а также защите данных, а интеграция с операторами ЭДО обеспечивает корректный обмен с контрагентами и госорганами.
7. Повышение исполнительской дисциплины и продуктивности
Автоматические напоминания, контроль сроков, а такжепрозрачность всех процессов снижают количество просроченных задач. Сотрудники знают, что каждый шаг фиксируется, поэтому повышается ответственность за результат. Руководство получает объективные данные для оценки эффективности и оптимизации работы.
1С:Документооборот позволяет не просто хранить документы, а выстраивать вокруг них эффективные процессы, которые работают независимо от масштабов компании и территориальной распределённости персонала.
Интеграция 1С:Документооборота с другими системами
Система 1С:Документооборот 8 обладает широкими возможностями для интеграции с внешним ПО и оборудованием как внутри платформы 1С:Предприятие 8, так и с системами сторонних разработчиков:
Готовая поддержка интеграций внутри платформы 1С
Продукт предоставляет девять механизмов интеграции:
- Web-сервисы, RESTful API, HTTP
- COM-интеграция
- внешние источники данных
- обмен XML, e-mail, FTP
- универсальный обмен данными, а такжедругие технологии
Доступны готовые инструменты интеграции, которые упрощают автоматизацию обмена данными:
- грузка файлов
- правила и планы обмена
- БИБ — библиотека интеграции с документооборотом, СВД — система внешнего документооборота, ЭДО, универсальный XML-обмен
- Преимущества готовых интеграций:
- Бесшовная синхронизация справочников, документов или задач
- Регистрация первичных данных, например, счетов и актов, прямо из бухгалтерии
- Автоматический перенос данных между системами без ручного вмешательства
Интеграция с типовыми решениями 1С
Документооборот легко связывается с популярными конфигурациями:
- 1С:Бухгалтерия
- 1С:Управление торговлей
- 1С:ЗУП
- 1С:Управление предприятием (ERP)
- 1С:Управление холдингом
- 1С:Бухгалтерия госсектора и др.
Как 1С:Документооборот интегрируется с другими системами — реальные сценарии
Одна из сильных сторон системы документооборота — гибкая интеграция практически с любыми решениями: от 1С:Бухгалтерии до CRM и корпоративной почты. Это позволяет объединить работу отделов и исключить дублирование действий.
1. 1С:Бухгалтерия — документы и согласования без ручного ввода
Представьте, что бухгалтер создаёт счёт или акт в 1С:Бухгалтерии, и этот документ автоматически попадает в 1С:Документооборот. Сразу запускается маршрут согласования, и руководитель видит его в своей задаче. Больше не нужно выгружать и загружать файлы вручную — система сама передаёт реквизиты, файлы и статус.
2. 1С:Управление торговлей — сделки под полным контролем
Менеджер заключает договор с клиентом в УТ, а система тут же создаёт его копию в Документообороте, прикрепляет спецификацию и запускает процесс согласования. При этом менеджер остаётся в привычном интерфейсе УТ — кнопки «Запустить согласование» и «Открыть в ДО» интегрированы прямо в карточку заказа.
3. CRM — единое пространство для работы с клиентами
В CRM оформлена сделка, прикреплены письма и договор. 1С:Документооборот автоматически создаёт задачу на согласование, привязывает к ней документы и письма. Когда договор согласован и подписан, статус сделки в CRM меняется на «Готов к исполнению». Продажи и юристы работают в одной связке, без пересылок и лишних звонков.
4. ERP и холдинговые решения — централизованный документооборот
В холдинге с несколькими филиалами каждый отдел может работать в своей системе, но все важные документы сходятся в 1С:Документооборот. Система автоматически подгружает чертежи, спецификации и приказы из ERP, отправляет их на согласование в центральный офис и хранит в общем архиве. Руководство видит весь процесс, а филиалы получают мгновенные уведомления об утверждении.
5. Электронная почта и ЭДО — меньше рутины, больше скорости
Входящее письмо с вложением автоматически регистрируется в 1С:Документообороте как входящий документ. Для исходящих документов настроена интеграция с оператором ЭДО: счёт или акт подписываются ЭЦП и отправляются контрагенту прямо из системы. Подтверждение доставки и статусы приходят обратно в карточку документа.
Общие технологии платформенной интеграции
Платформа поддерживает множество механизмов для интеграции с внешними системами:
- Web и HTTP сервисы для формирования двустороннего обмена
- OData — универсальный протокол доступа к данным
- Сериализация в XML/JSON через ReadXML/WriteXML или XDTO
- COM-интеграция — для взаимодействия с внешними приложениями автоматическим запуском интерфейсов
- Обмен через FTP, email, общие каталоги
- Работа с DBF, HTML, HTML-шаблонами и файлами
- Внешние компоненты, ActiveDocument и другие расширенные инструменты для гибкой интеграции
Почему это важно для вашего бизнеса
- Максимальная автоматизация процессов — минимальные ручные операции, меньше ошибок и задержек.
- Единая работа в разных системах — документооборот, бухгалтерия, торговля или CRM могут работать как одно целое.
- Снижение затрат и повышение прозрачности — данные синхронизируются автоматически, что экономит время, а также предотвращает рассогласование.
- Переход на цифровую трансформацию — платформа позволяет легко подключать новые сервисы, устройства или процессы по мере роста бизнеса.
Инструменты для совместной работы в 1С:Документооборот — удобно, понятно, для людей
Совместная работа в современном офисе — это не только эффективный документооборот, но и живое взаимодействие между сотрудниками. 1С:Документооборот предлагает набор инструментов, которые делают это взаимодействие удобным, а также продуктивным — без лишнего стресса и растраты времени.
1. Мероприятия и бронирование помещений
Давайте забудем о бесконечной переписке, когда нужно найти переговорку. При создании мероприятия — будь то планёрка отдела, тренинг или внешний визит — система сама подбирает время в доступном для всех формате, проверяя личные календари. Бронь создаётся автоматически, уведомления приходят всем участникам.
Если это протокольное собрание — 1С поможет вести протокол, фиксировать решение по каждому пункту, а также отслеживать, кто и когда выполнил задачу. А после — ещё и отчет создаст, чтобы можно было посмотреть, как всё прошло.
2. Форум, голосования и обсуждения
Нужен способ быстро узнать мнение коллег или обсудить документ без горы писем? Форум — отличный инструмент:
- Запуск темы — прямо из карточки документа, мероприятия или проекта, чтобы обсуждение было в контексте;
- Структура форума — раздел "Предметные темы" для привязки к конкретным объектам, и свободные разделы для общих обсуждений;
- Можно комментировать, прикреплять файлы, вставлять схемы, цитировать коллег.
- Голосования создаются нажатием кнопки, а результат — моментально видно.
- Новые сообщения и ответы приходят по почте, поэтому никто ничего не пропустит.
3. Чат, голосовые и видеоразговоры прямо в системе
Устали переключаться между мессенджерами и документами? Все беседы — в 1С:
- Можно вести переписку, отправлять файлы, демонстрировать экран, делать видеозвонки прямо внутри программы.
- Чат автоматически создаётся для подразделений, проектов или мероприятий — новые сотрудники добавляются автоматически, а уволенные — удаляются.
- Есть специальные каналы для объявлений; туда можно писать только тем, кто имеет право, чтобы не засорять общий чат.
- А ещё есть чат-бот: напишите «отпуск», «пароль» или «кто сегодня на удалёнке» — и получите ответ в два клика.
4. Учет времени, проекты и исполнение задач
Рабочие часы — это теперь не только «поставил задачу», но и «сколько времени потратил».
Сервис фиксирует, сколько времени ушло на задачу, кто и что сделал, можно планировать загрузку и следить за выполнением. Очень полезно — особенно в распределённых командах, когда без прозрачных метрик легко упустить сроки.
Заключение
1С:Документооборот — это не просто программа для хранения документов, а полноценная платформа для управления бизнес-процессами, совместной работы, а также интеграции с любыми системами. Она объединяет задачи, проекты, переписку и документооборот в едином пространстве, обеспечивая прозрачность процессов и контроль на всех этапах — от создания документа до его архивирования. Благодаря гибким маршрутам согласования, мобильному доступу и интеграции с 1С:Бухгалтерией, ERP, CRM или ЭДО, компания получает упорядоченную работу без потерь. Это сокращает сроки и повышает исполнительскую дисциплину.
Для бизнеса это означает не просто автоматизацию, а реальную трансформацию: меньше ручных операций, меньше ошибок, быстрее решения и чёткая ответственность каждого участника. С помощью 1С:Документооборота и инструментов для совместной работы — форумов, чатов, планирования, учёта времени и аналитики — компании могут выстроить современную, эффективную и безопасную среду. Кторая может расти и меняется вместе с их задачами.
