Интеграция «Центр расчетов» с 1С:Бухгалтерия НКО 8 и «Школьный буфет»
Компания занимается организованным питанием детей в учебных заведениях. Для бухгалтерского учета используется 1С:Бухгалтерия НКО 8, для управленческого учета на местах — ПП «Школьный буфет». Данные о родительских оплатах разносились вручную в обе программы.
Исходные данные и проблема
Компания занимается организованным питанием детей в учебных заведениях. Для ведения бухгалтерского учета компания использует программу 1С:Бухгалтерия НКО 8. Для управленческого учета на местах используется ПП «Школьный буфет». Данные о родительских оплатах разносятся вручную в обе программы.
Почему потребовалась автоматизация
- Постоянно росли объемы информации.
- Возникали ошибки при ручном вводе информации об оплатах.
- Информация поступала с задержками.
- Данные бухгалтерского учета зачастую расходились с данными в школьных буфетах.
Риски для бизнеса
- Расхождения между бухгалтерским и управленческим учетом.
- Задержки в получении данных по оплатам.
- Дополнительная нагрузка на сотрудников из-за повторного ввода информации.
- Пользовательские ошибки при переносе данных между программами.
Задачи проекта
Оперативная финансовая информация
Нужно было оперативно получать необходимую финансовую информацию по взаиморасчетам, обеспечить ее достоверность и прозрачность для ведения качественного бухгалтерского и управленческого учета.
Эффективность ресурсов
Требовалось повысить эффективность использования ресурсов и снизить нагрузку на сотрудников, которые обрабатывали данные вручную.
Минимум ручного ввода
Нужно было автоматизировать системы, сократить многократную обработку информации и минимизировать ручной ввод во избежание пользовательских ошибок.
Решение
Для выполнения этих задач было принято решение разработать отдельное приложение «Центр расчетов», в который должны стекаться данные об оплатах, и интегрировать данное приложение с программами 1С:Бухгалтерия НКО 8 и «Школьный буфет».
Что должен был делать «Центр расчетов»
- Принимать данные об оплатах.
- Связывать бухгалтерский и управленческий учет.
- Передавать данные в используемые программы.
- Сокращать ручной ввод информации.
Какие системы связали
- 1С:Бухгалтерия НКО 8.
- ПП «Школьный буфет».
- Банковские данные по оплатам.
- Подразделения учебных заведений.
Ход работ
План работ
Разработка и утверждение детального плана работ.
Разработка приложения
Разработка приложения. Загрузка справочников контрагентов — детей, подразделений — учебных заведений из ПП НКО, настройка обмена с банками.
Подготовка рабочей системы
Подготовка рабочей системы, интеграция с ПП «Школьный буфет», настройка получения данных из «Школьного буфета» по оплатам на местах — кассы, передача данных из «Центра расчетов» в эксплуатируемые ПП.
Тестирование
Тестирование разработанной системы, сбор и устранение замечаний.
Промышленная эксплуатация
Запуск системы в промышленную эксплуатацию.
Команда, документы и риски
Команда проекта
- аналитик 1С;
- программист 1С;
- специалист по интеграции и тестированию обмена.
Документы и данные
- родительские оплаты;
- справочники контрагентов — детей;
- справочники подразделений — учебных заведений;
- данные из банков;
- данные по оплатам на местах — кассы.
Риски и как обходили
- Риск расхождения данных снизили за счет единого приложения «Центр расчетов».
- Риск ошибок ручного ввода снизили через автоматизированный обмен.
- Риск задержек в передаче информации снизили за счет интеграции с используемыми программами.
Результат
Данные о родительских оплатах разносились вручную в 1С:Бухгалтерия НКО 8 и ПП «Школьный буфет».
Данные об оплатах стекаются в приложение «Центр расчетов» и передаются в используемые программы.
Информация поступала с задержками.
Данные об оплатах оперативно поступают на места в подразделения и в бухгалтерию.
Данные бухгалтерского учета расходились с данными в школьных буфетах.
Интеграция помогла обеспечить достоверность и прозрачность данных для бухгалтерского и управленческого учета.
Сотрудники многократно обрабатывали одну и ту же информацию.
Процесс оптимизирован, трудовые ресурсы освобождены, количество ошибок снижено.
Оперативность
Данные об оплатах оперативно поступают в подразделения и бухгалтерию.
Согласованность данных
Бухгалтерский и управленческий учет получили общий источник данных по оплатам.
Меньше ручной работы
Сократилась многократная обработка информации и ручной ввод.
Все поставленные задачи были выполнены, данные об оплатах оперативно поступают на места в подразделения и в бухгалтерию, что значительно оптимизировало процесс, освободило трудовые ресурсы и минимизировало ошибки.
Отзыв клиента
«После интеграции данные об оплатах стали поступать быстрее, ручного ввода стало меньше, а информация в бухгалтерии и школьных буфетах стала согласованнее. Это помогло снизить количество ошибок и упростить работу сотрудников».Представитель компании
Медиа по проекту
Рабочие скриншоты могут содержать данные детей, учебных заведений и финансовые сведения, поэтому в открытой версии кейса можно использовать обезличенные изображения, схему обмена или скриншоты без персональных данных.
Передача данных между «Центром расчетов», 1С:Бухгалтерия НКО 8 и ПП «Школьный буфет».
Загрузка справочников контрагентов и подразделений.
Получение данных по оплатам из банков и касс на местах.
Нужно связать 1С с другой программой или сервисом?
Специалисты «Айти Центр» помогут проанализировать текущие системы, разработать схему обмена, настроить интеграцию, сократить ручной ввод и снизить риск расхождений в данных.
Вопросы по интеграции 1С с внешними системами
Можно ли связать 1С с отдельным приложением или отраслевой программой?
Да. Можно разработать схему обмена и настроить интеграцию между 1С, внешним приложением, отраслевой программой, банком или другой учетной системой.
Поможет ли интеграция убрать ручной ввод оплат?
Да. Если данные поступают автоматически, сотрудникам не нужно вручную переносить одну и ту же информацию между системами. Это снижает нагрузку и риск пользовательских ошибок.
Можно ли сделать общий центр для сбора данных из разных источников?
Да. Для этого можно разработать отдельное приложение или промежуточный контур, куда будут поступать данные из разных источников, а затем передаваться в нужные программы.
Можно ли интегрировать 1С с банковскими данными?
Да. В проекте можно настроить получение и обработку данных из банков, чтобы платежная информация быстрее попадала в учетные системы.
Как снизить расхождения между бухгалтерским и управленческим учетом?
Нужно сократить ручной перенос данных, настроить единые правила обмена и использовать общий источник данных для связанных систем.
