Внедрение 1С:Документооборот КОРП 3.0: согласование договоров и заявок на оплату с контролем сроков
Сфера/процесс: документооборот, договоры, задачи, согласование заявок на оплату
Услуги: обследование и сбор требований, внедрение и настройка/отраслевого программного обеспечения, настройка ролей и прав, дистанционное обучение, доработка расширением, сопровождение/ИТС
Цель внедрения: автоматизировать типовые процессы работы с документами, организовать электронный документооборот, обеспечить контроль исполнения задач.
Клиент: «Клуб”
Отрасль: спорт/клубная организация
Требования к системе: Оптимальное соотношение цена-качество; Масштабирование информационной базы; Работа с договорными документами; Настройка составных процессов без программирования.
Обеспечение конфиденциальности.
Необходимость мобильности: Сотрудники не должны быть привязаны к офису, чтобы подписывать/согласовывать важные документы.
Скорость и прозрачность процессов: Автоматические маршруты движения документов для исключения ручного перенаправления и путаницы.
Контроль сроков: Автоматический контроль исполнительской дисциплины с уведомлениями о приближающихся и просроченных задачах.
Исходные данные / проблема
Клиент обратился, чтобы организовать электронный документооборот и контроль исполнения задач. Нужны прозрачные согласования, конфиденциальность, мобильность сотрудников и контроль сроков.
- Нет прозрачного контроля согласований и задач: сложно понять, где документ и на каком этапе.
- Нужно работать с договорными документами и составными процессами без программирования.
- Требуется конфиденциальность и разграничение доступа.
- Важно согласование и подписание без привязки к офису (мобильность).
- Нужен автоматический контроль сроков и уведомления о просрочках.
Масштаб
- АРМ: 29
- Одновременная работа: до 40 (толстый/тонкий/веб-клиент)
- Вариант работы: клиент-серверный
- СУБД: PostgreSQL
Продукты 1С
- 1С:Документооборот КОРП 3.0
- 1С:Предприятие (платформа)
- Сопровождение: ИТС (оформлен платный договор; использовали интернет-версию и сервисы)
Цели / с чем обратились
- Автоматизировать типовые процессы работы с документами.
- Организовать электронный документооборот и архив документов.
- Настроить контроль исполнения задач и сроков (уведомления, просрочки).
- Разграничить доступ к документам и действиям пользователей.
- Дать возможность согласования/подписания из любой точки (для ключевых специалистов).
Решение
Внедрили 1С:Документооборот в клиент-серверном варианте. Настроили структуру хранения, маршруты согласования, права доступа и оповещения. Провели обучение пользователей. Для удобства работы добавили доработки расширением в части отображения данных по задачам.
Этапы
- Сбор и анализ требований, планирование этапов и календарного плана работ.
- Установка и настройка серверов/рабочих мест, системного и сетевого ПО.
- Установка и настройка сервера СУБД (PostgreSQL) и клиент-серверного варианта работы.
- Начальные настройки 1С:Документооборот для старта работы: пользователи, роли, права, интерфейсы.
- Настройка процессов: согласование/подписание/регистрация, контроль сроков и уведомления.
- Адаптация: доработка расширением — вывод в списке задач данных из исходного документа (документ, сумма, контрагент, ответственный, комментарий) и группировка по аналитике.
- Обучение персонала (в том числе дистанционное) и запуск в работу.
Выполнены работы
1. Подготовка и базовая настройка системы
Развертывание программной среды, создание организационной структуры компании, регистрация пользователей и настройка общих параметров системы.
2. Формирование электронного архива и справочников
Настройка структуры хранения документов (номенклатура дел, папки), создание и заполнение всех необходимых классификаторов и справочников (контрагенты, виды документов и т.д.).
3. Проектирование и автоматизация бизнес-процессов
Настройка маршрутов согласования, подписания и регистрации для каждого типа документа с использованием ролевой модели и условий маршрутизации.
4. Настройка прав доступа и интеграция сервисов
Настройка разграничения прав пользователей, системы грифов доступа, интеграции с электронной почтой для оповещений.
5. Обучение персонала работе с программой/системой
Автоматизированы функции:
1. Согласование и подписание: Четкий пошаговый маршрут. Каждый участник получает задачу в 1С и по email. Система автоматически напоминает о просрочке. Руководитель видит, кто тормозит процесс. Возможность подписания с мобильного устройства через эл. почту - ключевое преимущество для команды в разъездах.
2. Управление версиями и контроль изменений: Система хранит всю историю изменений. Видно, кто, когда и какую правку внес. Работа всегда ведется с одной, актуальной версией документа.
3. Единое хранилище документов и мощный поиск: Все документы - в едином защищенном хранилище. Поиск по любым реквизитам: названию, типу, дате, содержимому, статусу. Доступ - по правам и ролям. Важный договор теперь не потеряется.
4. Согласование заявок: Сотрудник Клуба создает в системе «Заявку на оплату», она проходит согласование по маршруту и превращается в поручение на оплату. Все формализовано и отслеживаемо.
Другие работы
- Установка и настройка сервера СУБД
- Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
- Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
- Продажа выбранных программных продуктов
Работы по адаптации типового решения
- Доработки программистами: расширение для Документооборота КОРП 3.0: Документ и реквизиты в форме списка Задачи Мне Расширение добавляет: 1. В форму списка задач поля из исходного документа: сам документ, сумму, контрагента, ответственного и комментарий; 2. Учет по вопросам деятельности для группировки в списке задач по необходимой аналитике.
- Автоматизированы функции
- Документооборот (ECM)
- Делопроизводство
- Учет и хранение документов
- Ведение номенклатуры дел
- Учет рабочего времени
- Учет договоров
Сопровождение
- Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
- Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
- Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
- По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
- Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
Результаты (KPI)
- АРМ: 0 → 29
- Одновременная работа: 0 → до 40 (толстый/тонкий/веб-клиент)
- Прозрачность процессов: руководитель видит статус документов и задач в реальном времени
- Потери документов/задач: «потерянные» документы и задачи перестали возникать
- Дисциплина исполнения: уведомления и контроль сроков снизили долю просрочек
- Мобильность: согласование и подписание доступны без привязки к офису
- Безопасность: разграничение доступа + протоколирование действий пользователей
Хотите так же: чтобы согласования и задачи были видны, сроки контролировались автоматически, а доступ к документам был разграничен?
