Продажи в 1С:ERP — подробное руководство по оформлению продажи
В 1С:ERP продажу можно вести по разным схемам: с заказом клиента и без заказа. Ниже — пошаговая инструкция, как настроить подсистему «Продажи» и провести сделку от заказа до отчёта.
В 1С:ERP продажу можно вести по простым схемам: с заказом клиента и без заказа. В первом случае заказ используется как центральный документ — в нём фиксируются товары, цены, условия оплаты и доставки, а затем на его основе строятся отгрузки, счета и счета-фактуры. Во втором — продажа происходит сразу, без предварительного заказа, что удобно для разовых сделок или розничных продаж.
Для корректной работы важна настройка подсистемы «Продажи»: включите заказы клиентов, договоры и соглашения, определите правила оплаты и отгрузки. Также необходимо настроить цены (прайс-листы), склады и номенклатуру, чтобы система могла правильно рассчитывать остатки, резервы и себестоимость.
Краткий ответ: как оформить продажу в 1С:ERP
Базовая цепочка продажи в 1С:ERP выглядит так:
- Настройка цен, соглашений, номенклатуры и клиентов.
- Создание Заказа клиента с указанием условий продажи, номенклатуры, статусов обеспечения и отгрузки.
- Формирование счёта на оплату — печатная форма из заказа или отдельный документ «Счёт на оплату».
- Регистрация оплаты: приходный кассовый ордер, поступление безналичных ДС, эквайринговая операция.
- Из заказа — создание документа «Реализация товаров и услуг», проведение отгрузки.
- Формирование счёта-фактуры или УПД, печать закрывающих документов.
- По необходимости — возвраты, претензии, учёт розничных продаж, аналитика по менеджерам и клиентам.
Ниже разбираем каждый шаг подробнее.
1. Что такое продажи в 1С:ERP и чем они отличаются от «просто учёта»
1С:ERP закрывает сразу несколько областей:
- маркетинг: работа с потенциальными клиентами, сегментация, планирование спроса;
- оптовые и розничные продажи: заказы клиентов, реализация товаров и услуг, чеки ККМ, возвраты;
- управление персоналом продаж: мотивация менеджеров по результатам отчётов по выручке и прибыли.
Важно: в системе есть единая цепочка документов от первого контакта до закрывающих документов. Если вы повторяете цепочку вручную или в Excel — потеряете контроль по резервам, оплатам, дебиторке.
2. Подготовка системы к продажам в 1С:ERP
Перед первой продажей настройте базу, чтобы цепочка работала без ручных костылей.
Настраиваем:
1. Номенклатуру
- группы товаров;
- виды номенклатуры (товар, услуга, комплект, работа);
- единицы измерения, артикулы, свойства.
2. Цены номенклатуры
- раздел CRM и маркетинг → Цены (прайс-лист);
- дата начала действия цен;
- виды цен, которые будете использовать для клиентов;
- заполнение прайс-листа и установка цен.
3. Контрагентов и соглашения
- карточки клиентов, договоры;
- соглашения с клиентами: условия оплаты, валюта, скидки, виды цен.
Без этих настроек Заказ клиента заполнится частично. Дальше все документы придётся править руками.
3. Как настроить подсистему «Продажи»
3.1. Включить нужные опции
Перейдите в раздел НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи и активируйте:
- Заказы клиентов;
- Счёт на оплату (если используется документ «Счёт на оплату»);
- Договоры с клиентами (если ведёте расчёты по договорам);
- типовые и/или заключённые соглашения с клиентами.
3.2. Настроить правила продаж
В реализации оптовых продаж выберите:
- какие соглашения использовать (типовые, напольные, оба или не использовать);
- модерировать ли отгрузку и оплату при закрытии заказа;
- разрешить ли продажу под заказ («Заказ со склада и под заказ»).
3.3. Типовые и заключённые соглашения
В разделе CRM и маркетинг → НСИ продажи → Типовые соглашения с клиентами задают стандартные условия: валюту, график оплаты, склад, вид цен, скидки и т. д.
Для крупных клиентов создайте соглашения, где можно уточнить дополнительные условия (например, индивидуальный график оплаты или скидки).
3.4. Находить договоры с клиентами
В Продажи → НСИ продаж → Договоры с клиентами создают договоры, указывая организацию, контрагента, покупателя (партнёра), валюту и детализацию расчётов (по заказам, по договорам и т. д.).
4. Как оформить продажу по схеме «на заказ клиента»
4.1. Оформить заказ клиента
- В разделе Продажи → Оптовые продажи → Заказы клиентов нажмите «Создать».
- Укажите клиента, контрагента, соглашение и договор (если требуется).
- На вкладке «Товары» нажмите «Заполнить → Подобрать товары», выберите вид цены и подберите номенклатуру.
- Установите действие по строкам: «Отгрузить», «Резервировать» и т. д.
4.2. Сформировать отгрузку (реализацию)
- Перейдите в раздел Продажи → Оптовые продажи → Накладные по оформлению.
- Выберите заказ и нажмите «Оформить по заказам».
- Система автоматически заполняет документ «Реализация товаров и услуг» товарами, по которым указано действие «Отгрузить».
- Проведите документ.
4.3. Оформить счёт-фактуру
- Откройте проведённую реализацию.
- Убедитесь, что статус документа — «Реализовано» (если статус «К предоплате», ссылка на оформление СФ не предоставляется).
- Нажмите гиперссылку «Оформить счёт-фактуру» и создайте УПД/СФ.
4.4. Зарегистрировать платёж
- На основании реализации или счёта на оплату создайте документ «Поступление безналичных ДС» (или «Приходный кассовый ордер»).
- Укажите сумму, реквизиты и отметку «Проведено банком» (для безналичных оплат).
5. Как оформить продажу без заказа
5.1. Создать документ «Реализация товаров и услуг»
- В разделе Продажи → Оптовые продажи → Документы продажи (все) создайте реализацию.
- Укажите клиента, контрагента, организацию, склад и вручную заполните табличную часть.
5.2. Провести реализацию и оформить счёт-фактуру
- Проведите документ.
- Установите статус «Реализовано» и оформите счёт-фактуру по гиперссылке.
6. Как проверить выполнение заказов и результаты
6.1. Состояние заказа
В документе «Заказ клиента» нажмите «Отчёты → Состояние выполнения». В отчёте видно, сколько отгружено, сколько осталось отгрузить и есть ли задолженность.
6.2. Остатки и доступность товаров
В разделе Склад и доставка → Отчёты по складу → «Остатки и доступность товаров» можно увидеть, какие товары зарезервированы, отгружены и в каком количестве доступны для отгрузки.
7. Как посмотреть цепочку документов
- В документе «Реализация товаров и услуг» нажмите кнопку «Связанные документы» (обычно в правом верхнем углу).
- Система показывает иерархический список: от коммерческих предложений и заказов до реализации, счёта-фактуры и поступления оплаты.
8. Заказ клиента в 1С:ERP — центральный документ продажи
Заказ клиента — точка, где фиксируются условия продажи и запускаются механизмы планирования, резервирования, обеспечения товара.
8.1. Где создать заказ клиента
- Раздел Продажи → Заказы клиентов.
- Нажмите «Создать» — откроется форма нового заказа.
8.2. Вкладка «Основное»
Заполните ключевые поля:
- клиент и договор;
- склад;
- валюта, организация, вид операции;
- условия оплаты, дата поставки.
Задача вкладки — зафиксировать «кто кому что продаёт, откуда и когда».
8.3. Вкладка «Дополнительно»
Проверьте:
- налогообложение;
- соглашение с клиентом;
- группу финансового учёта расчётов.
Ошибка на этой вкладке часто приводит к неверному НДС, сбою в отчётах по расчётам.
8.4. Вкладка «Товары»
- Нажмите «Заполнить → Подобрать товары».
- В форме подбора выберите вид номенклатуры, свойства, нужные позиции.
- Дважды кликните товар, задайте количество во всплывающем окне.
- Проверьте автоматически заполненные данные и нажмите «Перенести в документ».
Дальше настройте действия по строкам:
- «К обеспечению» — товар нужно заказать или произвести;
- «Резервировать на складе» — забронировать остатки под этого клиента;
- «Отгрузить» — готово к отгрузке, попадёт в реализацию.
После проверки нажмите «Провести и закрыть».
9. Контроль остатков: отчёт «Остатки и доступность товаров»
- После проведения заказа перейдите в раздел Склад и доставка → Отчёты по складу.
- Откройте отчёт «Остатки и доступность товаров».
Отчёт покажет:
- доступность позиций под конкретный заказ;
- что есть на складе;
- что нужно обеспечить закупкой или производством.
Если в заказе по строкам оставили действие «К обеспечению» — отчёт останется пустым. Для анализа запасов система должна «понимать», что вы хотите отгрузить или зарезервировать.
10. Счёт на оплату в 1С:ERP: два способа оформления
В 1С:ERP можно работать со счётом двумя способами.
10.1. Печатная форма счёта из заказа
- Откройте оформленный Заказ клиента.
- Нажмите «Печать → Счёт на оплату».
- Печатную форму можно распечатать, отправить по почте или через ЭДО.
При этом отдельный документ «Счёт» не создаётся. Такой вариант подходит, когда не нужно хранить историю счетов по отдельным документам.
10.2. Отдельный документ «Счёт на оплату»
- В настройках подсистемы «Управление продажами» включите использование документа «Счёт на оплату».
- В заказе выберите «Создать на основании → Счёт на оплату».
- В обработке создания счёта отметьте этапы оплаты, нажмите «Создать счёт» или «Создать и распечатать счёт».
- Готовый счёт хранится в системе, можно анализировать задолженность по счетам.
11. Регистрация оплаты в 1С:ERP
На основании счёта или заказа клиента регистрируйте оплату:
- «Приходный кассовый ордер» — приём наличных;
- «Поступление безналичных денежных средств» — оплата на расчётный счёт;
- «Эквайринговая операция» — оплата банковской картой.
В документе оплаты система заполнит реквизиты автоматически по связанному заказу. Достаточно установить флажок «Проведено банком» и указать номер и дату по выписке.
12. Реализация товаров и услуг: завершение цепочки продажи
Задача документа «Реализация товаров и услуг» — зафиксировать факт отгрузки и сформировать проводки по выручке и себестоимости.
Порядок работы:
- Откройте Заказ клиента.
- Выберите «Создать на основании → Реализация товаров и услуг».
- В табличную часть попадут только позиции со статусом «Отгрузить».
- Проверьте номенклатуру, количество, цены, ставки НДС.
- Проведите документ.
Далее:
- сформируйте счёт-фактуру или УПД;
- распечатайте накладную и другие формы, которые требуются клиенту.
После перевода реализации в статус «Реализовано» цепочка продажи завершена.
13. Возвраты и претензии: как оформить обратный поток
При возврате или претензии важно сохранить историю движения товара. 1С:ERP поддерживает этот сценарий отдельными документами.
Основные шаги:
- Если есть претензия — оформите документ «Претензия клиента».
- Если клиент просто возвращает товар, создайте «Заявку на возврат» на основании исходной реализации.
- На основании претензии или заявки сформируйте документ возврата (возврат товаров от клиента).
Система сохранит связь:
- реализация → претензия / заявка на возврат → возврат;
- в истории будет видно, что, когда и почему вернули.
14. Розничные продажи в 1С:ERP
Для розницы подсистема «Управление продажами» поддерживает:
- подключение торгового оборудования: кассы, электронные весы, сканеры штрих-кода;
- автоматизированное рабочее место кассира (АРМ): оформление чеков ККМ, бонусные программы, карты лояльности;
- автоматическое заполнение отчётов о розничных продажах по итогам закрытия смены.
Так вы объединяете опт и розницу в одной системе без двойного ввода данных.
15. Аналитика и управление продажами: отчёты в 1С:ERP
После настройки цепочки документов используйте аналитику.
Для менеджмента и мотивации
- «Валовая прибыль по полной оплате отгрузок» — прибыль по подразделениям и менеджерам.
- «Динамика продаж» — изменения объёмов в разрезе регионов и номенклатуры.
- «Рейтинг продаж двух периодов» — сравнение двух периодов.
- «Сравнительный анализ показателей работы менеджеров» — продажи, поступления ДС, скидки.
Для контроля расчётов с клиентами
- «Ведомость расчётов с клиентами» — состояние взаиморасчётов за период.
- «Динамика просроченной задолженности клиентов» — мониторинг дебиторки.
- «Платёжная дисциплина клиентов» — кто и насколько часто задерживает оплату.
Вместе с планированием продаж по сценариям и видам планов это даёт полноценный контур управления продажами: от плана до факта.
Типичные ошибки при оформлении продажи в 1С:ERP
Не настроены виды цен и соглашения
Документы заполняются частично, менеджеры правят цены вручную. Появляются ошибки, разногласия с клиентами и сложные сверки.
Игнорируют статусы «К обеспечению», «Резервировать», «Отгрузить»
Невозможно корректно планировать закупки, склад не понимает, что резервировать, а что уже отгружать. Отчёты по остаткам и доступности не работают.
Счёт формируется только как печатная форма
Отдельный документ не создаётся — сложнее анализировать оплату по счетам и строить отчёты по открытым счетам.
Оплата регистрируется без связи с заказом
Деньги «висят» на отдельном документе, не закрывают потребности по клиенту и не попадают в аналитические отчёты.
Возвраты проводят «вручную» без претензии и заявки на возврат
Теряется причинность: какая реализация, что возвращали, были ли претензии.
Итоги
1С:ERP позволяет выстроить цепочку продаж «от начала до конца»:
- единые справочники номенклатуры и клиентов;
- заказ клиента как центр планирования;
- счёт на оплату, оплата, отгрузка, реализация, закрывающие документы;
- возвраты, претензии, розница;
- управленческая аналитика для руководства.
Главное — один раз настроить подсистему, описать регламент работы для менеджеров и регулярно контролировать отчёты по продажам и расчётам с клиентами. Тогда продажи в 1С:ERP станут прозрачными: видно, что продаётся, кому, на каких условиях и с какой прибыльностью.
