Распознавание первичных документов в 1С 8.3: как это работает и зачем нужно

Ввод первичных документов в 1С 8.3 — алгоритм работы и обзор возможностей

Работа с первичными документами — основа бухгалтерского и налогового учета. Каждая операция требует подтверждения, а ошибки приводят к рискам: от штрафов до судебных споров. Современные инструменты 1С позволяют автоматизировать рутинные процессы, особенно ввод данных из бумажных носителей. Автоматический сервис распознавания сокращает время обработки документов с часов до минут, минимизируя человеческие ошибки. В этой статье разберем, как правильно работать с первичный документов в 1С Бухгалтерия 8.3 и эффективно использовать сканирование.

Первичные документы. Главное

Первичный документов — это юридическое подтверждение любой хозяйственной операции: поставки товаров, оплаты услуг, движения денежных средств. К ним относятся товарные накладные (ТОРГ-12), акты выполненных работ, счета-фактуры, платежные поручения и другие формы. Закон «О бухгалтерском учете» требует, чтобы такие документ содержали обязательные реквизиты: дату составления, наименование операции, измерители в натуральном или денежном выражении, подписи ответственных лиц и реквизиты участников сделки.

В 1С Бухгалтерия 8.3 предусмотрены как унифицированные шаблоны (например, для кассовых ордеров), так и возможность создавать собственные формы. Важно закрепить используемые шаблоны в учетной политике компании. Для документов, которые будут передаваться контрагентам, критична точность заполнения: некорректная сумма или неверный ИНН приведут к проблемам при налоговых проверках или спорах с партнерами.

Контроль оригиналов — еще один ключевой аспект. Бумажные версии должны храниться минимум 5 лет, а их сканы помогают создать электронный архив. Это страхует от потерь из-за выцветания чеков или повреждения подшивок. В 1С ERP даже появился специальный журнал учета, где можно отслеживать статус каждого документ: «Оригинал получен», «Форма напечатана» или «Состояние неизвестно». Для документов, полученных через сканер, фото или ЭДО, база автоматически фиксирует дату загрузки и ответственного сотрудника.

Внесение первичных документов в 1С 8.3 при приобретении товара

Рассмотрим ввод типичного документ — поступления товаров от поставщика. Алгоритм включает три этапа: подготовку, обработку данных и контроль.

Подготовка

Перед началом работы убедитесь, что:

Шаги для ввода накладной:

1. Откройте раздел «Покупки» → «Поступления (акты, накладные)».

2. Нажмите «Поступление» → «Товары».

3. Заполните шапку: выберите поставщика, склад, укажите номер и дату бумажной накладной.

4. В табличной части добавьте товары через кнопку «Подбор». Если файл от контрагента поступил в формате Excel, используйте импорт.

5. Во вкладке «Дополнительно» укажите транспортные расходы или другие затраты, если они есть.

6. Зарегистрируйте счет-фактуру, нажав соответствующую кнопку и введя реквизиты.

Проверка и проведение

Сверьте итоговые суммы, количество и НДС с оригиналом накладной. Это исключит расхождения при оплате. После проведения документ сформирует проводки:

Оплата поставщику создается на основе накладной: выделите ее в журнале и нажмите «Создать на основании» → «Платежное поручение». Система автоматически подставит реквизиты и сумму.

Автоматизация через сканирование и распознавание

Ручной ввод документов в 1С 8.3 отнимает до 70% времени бухгалтера. Решение — сервис 1С:Распознавание первичных документов (1С:РПД). Он работает так:

Этап 1. Загрузка

Загрузите в систему:

Для мобильной съемки используйте бесплатное приложение 1С:Сканер документов. Оно улучшает качество изображения, обрезает лишнее и сразу передает фото в базу.

Этап 2. Распознавание

Программа анализирует текст, таблицы и штрихкоды. Нейросети исправляют дефекты: размытость, блики, кривые углы. Точность распознавания чисел достигает 99,9%. Система идентифицирует контрагентов, номенклатуру, суммы и НДС, даты и номера документов.

Этап 3. Создание документов

1С:РПД сопоставляет распознанные данные с вашей базой. Например, если поставщик указан как «ООО «СтройЛес»», а в 1С он записан как «СтройЛес, ООО», система предложит уточнить или автоматически исправит вариант. После проверки документ создается в 1С одним кликом. Сервис также предупредит о дубликатах и ошибках в расчетах (например, если цена × количество ≠ сумме).

Преимущества автоматизации:

Важно! Сервис доступен в 1С:Бухгалтерия 8.3, 1С:ERP и 1С:Управление торговлей. Новым пользователям предлагается тестовый период — 250 страниц распознавания бесплатно. При активации сервиса, вы увидите вверху формы баланс с количеством доступных страниц для распознавания.

Обработка первичных документов при оптовой продаже с помощью сервиса распознавания в 1С:Бухгалтерия 8.3

При работе в оптовой торговле важно быстро и точно вносить первичные документы, такие как накладные (ТОРГ-12), счета-фактуры, акты. Сервис распознавания документов в 1С позволяет автоматически создавать эти документы на основании скан-копий или электронных файлов.

Процесс начинается с загрузки документа в модуль распознавания. Система извлекает реквизиты контрагента, наименование товаров, количество, цену и НДС. После проверки и при необходимости корректировки пользователь формирует счет покупателю. Далее по кнопке создаётся документ реализации, в котором автоматически формируются проводки: по выручке, списанию себестоимости, начислению НДС. Также доступна отправка электронного счета-фактуры через ЭДО.

Электронный документооборот (ЭДО) с использованием распознанных документов

Распознанные документы можно сразу передавать в ЭДО. Интеграция с операторами (СБИС, Диадок) позволяет:

Настройка модуля ЭДО включает выбор оператора, подключение шаблонов, синхронизацию справочников. Благодаря распознаванию документов, все действия выполняются быстрее: от загрузки файла до отправки документа в течение нескольких минут.

Клиентам

Для клиентов «АйТи Центр» предлагаетнастройку сервиса 1С РДП, а так же комплексную настройку под специфику бизнеса. Например, розничным сетям критично автоматическое создание УПД при закрытии смены, а строительным компаниям — массовая отправка актов сверки. Сервис предусматривает:

Услуги

«АйТи Центр» помогает бизнесу внедрять эффективные ИТ-решения. Наши специалисты — сертифицированные эксперты по 1С и инфраструктурным проектам. Ключевые принципы:

Работа с первичными документами в 1С — не просто формальность, а инструмент снижения рисков и повышения эффективности. Интеграция сканирования (через 1С:РПД или мобильные приложения), настройка электронного документооборота и строгое соблюдение регламентов ввода данных позволяют превратить рутину в стратегическое преимущество. 

«АйТи Центр» в Сочи предлагает комплексные решения для автоматизации этих процессов — от внедрения 1С:Бухгалтерии до обучения сотрудников работе со сканером и электронными архивами.

Заключение

Автоматизация ввода документов в 1С через сканы и ЭДО — базис для безопасного и эффективного учета. Решение от «АйТи Центр» подойдет:

Готовы сократить ошибки и время на работу с первичкой? Опишите задачу на странице проекта — покажем, как адаптируем технологии под ваши нужды.

FAQ

1. Какой сканер лучше подходит для работы с 1С?
Рекомендуем скоростные модели с автоподатчиком (например,Poscenter SG). Он обрабатывает до 30 страниц в минуту и поддерживают форматы PDF/A для долговременного хранения. Для мобильной оцифровки достаточно смартфона с приложением 1С:Сканер документов.

2. Можно ли загружать в 1С фотографии чеков с бликами?
Да, нейросети 1С:РПД корректируют дефекты изображения: убирают блики, выравнивают перспективу и усиливают контрастность текста. Главное — чтобы QR-код и ключевые реквизиты (сумма, дата, ИНН) были читаемы.

3. Что делать, если система не распознала контрагента?
1С предложит выбрать организацию из справочника вручную или создать новую. Для предотвращения ошибок заранее синхронизируйте номенклатуру поставщиков через сервис «1С:Контрагент».

4. Обязательно ли настраивать шаблоны для каждого типа документов?
Для базовых форм (ТОРГ-12, счет-фактура) хватит стандартных настроек. Индивидуальные шаблоны нужны при работе со специфичными бланками: медицинскими рецептами, транспортными накладными CMR или актами строительных работ.

5. Сколько стоит внедрение автоматического распознавания?
Стоимость зависит от объема задач: настройка модуля в существующей 1С — от  5000 ₽, комплексное решение с интеграцией ЭДО и обучением — от 20 000 ₽. Точный расчет предоставим после анализа документооборота.

6. Сохраняются ли сканы после загрузки в 1С?
Да, все файлы прикрепляются к электронным документам и хранятся в зашифрованном виде. Вы можете экспортировать архив на сервер компании или в облако.

7. Как быстро внедрить систему в филиальной сети?
Для удаленных офисов предлагаем облачную версию 1С. Настройка займет 1-2 дня: установим защищённое соединение, проведем вебинар для сотрудников и подключим мониторинг обработки документов.

8. Есть ли ограничения по количеству сканируемых страниц?
В тестовом режиме — 250 страниц бесплатно. Далее действуют гибкие тарифы: от 4500 ₽ в год за 1000 страниц .

9. Какая гарантия на оборудование?
Сканеры и СКД-системы от «АйТи Центр» имеют гарантию 1 год. В течение этого срока бесплатно устраняем неисправности, заменяем комплектующие и предоставляем временную технику на период ремонта.

10. Нужен ли ИТ-специалист для обслуживания?
Нет, для повседневной работы достаточно базовых навыков работы с 1С. Наши инженеры дистанционно обновляют программы, а круглосуточная поддержка решает 92% вопросов без выезда. При сложных сбоях специалист приезжает в Сочи и пригороды за 2 часа.